اتفاقية معالجة البيانات

أنت المتحكم في البيانات. أنت من يقرر ما يُدخل من بيانات شخصية إلى تدبير ERP ولماذا. وفريسمي لحلول البرمجة ذ.م.م هي المعالج: نحتفظ بها ونعالجها بناءً على تعليماتك لتقديم المنصة، ولا شيء غير ذلك.

وهذا التمييز مهم لأن الالتزامات مختلفة. فحقوق موظفيك وعملائك قائمة تجاهك، ونحن ملتزمون بمساعدتك على الاستجابة لها — وهذا هو الغرض من هذه الاتفاقية.

لعميل في البحرين، القانون الساري هو قانون حماية البيانات الشخصية البحريني (قانون رقم 30 لسنة 2018)، والجهة المختصة هي هيئة حماية البيانات الشخصية البحرينية.

ونعمل أيضاً كمتحكم في مجموعة محدودة من بياناتنا الخاصة — جهات اتصال حسابك والفوترة والسجلات التي يُلزمنا القانون بحفظها. وهذا تغطيه سياسة الخصوصية، لا هذه الاتفاقية.

الموضوع والمدة: تقديم منصة تدبير ERP، طوال مدة اشتراكك النشط ولفترة الاحتفاظ التالية الموضحة أدناه.

فئات أصحاب البيانات، عملياً:

• موظفوك — من يسجلون الدخول، والعاملون في سجلات الموارد البشرية والرواتب؛
• عملاؤك ومورّدوك، كما هم مسمّون في عروض الأسعار والفواتير وجهات الاتصال؛
• وأي شخص آخر تختار تسجيله في النظام.

فئات البيانات الشخصية، عملياً:

• بيانات الهوية والاتصال — الأسماء وعناوين البريد الإلكتروني وأرقام الهواتف والعناوين؛
• بيانات التوظيف — المسميات الوظيفية والرواتب والإجازات والحضور؛
• المعرفات الحكومية التي تختار تخزينها، مثل رقم الهوية الوطنية؛
• البيانات المالية — التفاصيل البنكية التي تسجلها وسجل الفواتير والمدفوعات.

تتضمن وحدة الموارد البشرية حقولاً اختيارية للديانة وفصيلة الدم والإعاقة، وهي معطّلة ما لم تفعّلها، ويمكن لتطبيق الحضور حفظ صورة ذاتية مع كل تسجيل حضور. وإذا استخدمتها فأنت مسؤول عن وجود أساس نظامي لذلك.

نتعهد بما يلي:

• معالجة البيانات الشخصية فقط بناءً على تعليماتك الموثقة، وفقط لتقديم المنصة؛
• ألا نبيعها أو نؤجرها أو نستخدمها في تدريب أي نموذج؛
• الحفاظ على سريتها وإلزام كل عامل لديه وصول إليها بالمثل؛
• إبلاغك إذا رأينا أن تعليماً منك يخالف القانون الساري عليك، بدلاً من تنفيذه فقط؛
• مساعدتك في الاستجابة لطلب من أحد أصحاب البياناتومساعدتك في تقييم الأثر إن لزمك إجراؤه.

هذه هي التدابير المطبقة فعلاً، وليست قائمة نوايا:

• كل شركة لها قاعدة بيانات منفصلة خاصة بها — فسجلاتك ليست في جدول مشترك مع سجلات عميل آخر؛
• تشفير TLS/HTTPS لكل حركة البيانات؛ وتُشفَّر أرقام الهوية وأرقام الحسابات البنكية (IBAN) وبيانات اعتماد التكاملات المخزنة في قاعدة البيانات بخوارزمية AES-256-GCM؛
• ضوابط وصول مبنية على الأدوار، فلا يرى العامل لديك إلا ما يسمح به دوره؛
• سجل تدقيق لكل إنشاء وتعديل وحذف — من وماذا ومتى والقيم قبل وبعد؛
• نسخ احتياطية يومية، محفوظة في البلد نفسه الذي توجد فيه البيانات الحية؛
• لا يفتح موظفونا مساحة عملك إلا لحل طلب دعم، وتُسجَّل الإجراءات المتخذة عبر لوحة الإدارة لدينا.

تفوّضنا باستخدام المعالجين الفرعيين المذكورين في سياسة الخصوصية، التي تسرد كل واحد وما يستلمه. والقائمة هي التي نحتفظ بها، وليست وصفاً لفئات.

تُخزَّن سجلات أعمالك — كل قاعدة بيانات ومستند ونسخة احتياطية — على خوادم في مملكة البحرين. وتعمل بعض الخدمات المساندة (البريد الإلكتروني، مراقبة الأخطاء، إشعارات الهاتف) خارج بلدك وتتعامل مع بيانات تشغيلية محدودة، وهي مذكورة في سياسة الخصوصية.

سنحدّث تلك القائمة قبل إضافة أي معالج فرعي يتعامل مع بيانات شخصية. وإن اعترضت على معالج جديد، فأبلغنا ويمكنك إنهاء اشتراكك بموجب سياسة الاسترداد والإلغاء؛ ولن نضيف أحداً ونعرضه كأمر واقع بعد ذلك.

المعالج الفرعي ملتزم بالالتزامات نفسها التي ندين لك بها، ونبقى مسؤولين أمامك عما يفعله.

تُخزَّن سجلات أعمالك — كل قاعدة بيانات ومستند ونسخة احتياطية — على خوادم في مملكة البحرين. وتعمل بعض الخدمات المساندة (البريد الإلكتروني، مراقبة الأخطاء، إشعارات الهاتف) خارج بلدك وتتعامل مع بيانات تشغيلية محدودة، وهي مذكورة في سياسة الخصوصية.

لعميل في البحرين، تُخزَّن سجلات عملك في بلدك ولا تُنقل إلى المملكة العربية السعودية. أما الخدمات المساندة المذكورة في سياسة الخصوصية التي تعمل خارج بلدك فتتعامل مع بيانات تشغيلية محدودة فقط، وما إذا كانت تحتاج ضماناً محدداً بموجب قانون حماية البيانات الشخصية البحريني (قانون رقم 30 لسنة 2018) فسؤال لمستشارك ولمستشارنا.

لا يدّعي هذا المستند وجود قرار كفاية أو شروط تعاقدية معيارية أو أي آلية نقل. وإن كان سوقك يتطلب ذلك، فاسألنا قبل التوقيع وسنضع الموقف الفعلي كتابةً.

إذا طلب أحد موظفيك أو عملائك بياناته منا مباشرة، فلن نرد عليه بالنيابة عنك. سنوجهه إليك ونُبلغك بأنه طلب.

والمنصة نفسها هي الوسيلة الأساسية لمساعدتك على الاستجابة: يمكنك البحث في أي سجل وتصديره وتصحيحه دون الرجوع إلينا. وحيث تحتاج ما لا يستطيعه المنتج، راسلنا على privacy@tadbirerp.com وسنساعدك خلال المدة التي يمنحها لك قانونك.

إذا علمنا بخلل يمس بيانات شخصية أدخلتها إلى المنصة، سنُبلغك دون تأخير غير مبرر بما نعرفه آنذاك: ما حدث، وأي البيانات وكم عدد السجلات المعنية بحسب علمنا، وما فعلناه، وما نوصي به.

والإبلاغ إلى الجهة المختصة مسؤوليتك لأنك المتحكم — والموعد النهائي لذلك يحدده قانونك لا نحن. وسنوفر لك ما تحتاجه لتقديم ذلك الإبلاغ.

ولن ننتظر حتى تتكون لدينا صورة كاملة قبل إبلاغك. فإشعار جزئي يمكنك التصرف بناءً عليه أفضل من إشعار كامل يصل متأخراً.

يمكنك تصدير بياناتك من المنصة في أي وقت طوال سريان اشتراكك.

بعد انتهاء الاشتراك، تُحفظ بيانات عملك 90 يوماً لتتمكن من تصديرها، ثم تُحذف؛ وتُستبدل النسخ الاحتياطية خلال 90 يوماً أخرى.

بعد انتهاء التجربة المجانية، تصبح مساحة العمل للقراءة فقط وتُحفظ البيانات لتتمكن من الاشتراك أو تصديرها. ويمكنك أن تطلب منا حذفها في أي وقت.

وشيئان يتجاوزان تلك النافذة، وكلاهما مقصود. تُحفظ المستندات المالية حيث يُلزم القانون بذلك — وفي المملكة العربية السعودية تمتد عدة سنوات للسجلات الضريبية. وقد تُحفظ الأرقام الإحصائية المجمّعة التي لا تُعرّف أي شخص إلى أجل غير محدد.

وداخل مساحة عمل نشطة، تُزال جهات الاتصال المحذوفة نهائياً بعد 30 يوماً؛ وتبقى السجلات الأخرى في سجل التدقيق.

يمكنك أن تطلب منا، مرة كل اثني عشر شهراً، المعلومات التي تحتاجها للتحقق من أننا نفعل ما تنص عليه هذه الاتفاقية. وسنرد كتابةً.

وسنسمح أيضاً بعمليات التدقيق المعقولة، بما فيها عمليات التفتيش، التي تجريها أنت أو مدقق تعيّنه، ونسهم فيها، بعد إشعار معقول.

ولا نحمل اليوم شهادة ISO 27001 أو SOC 2. وقول ذلك أنفع لك من الإيحاء بوجودها: فإذا كانت الشهادة شرطاً لشرائك، فمن الأفضل أن تعرف الآن لا عند التوقيع.

تسري هذه الاتفاقية جنباً إلى جنب مع شروط الاستخدام وسياسة الخصوصية. وحيث تقول شيئاً مختلفاً عنهما بخصوص البيانات الشخصية، فهذه الاتفاقية هي الحاكمة.

قانون حماية البيانات الذي ينطبق على البيانات الشخصية نفسها هو قانون حماية البيانات الشخصية البحريني (قانون رقم 30 لسنة 2018)، أو قانون بلدك حيث ينطبق عليك بصفتك متحكماً. ولا يغيّر هذا البند ذلك.

تخضع هذه الاتفاقية لأحكام قوانين مملكة البحرين، وأي نزاع بشأنها يخضع للاختصاص الحصري الذي تنفرد به المحاكم المختصة في مملكة البحرين.